GolEvent 主催者向け利用規約

第1条 適用範囲

本規約は、AIdeaWorks Lab（アイデアワークス ラボ、事業主：Atsunori Iwamoto。以下「当方」といいます）が提供するGolEvent（以下「本サービス」といいます）を利用するゴルフ連盟、ゴルフ協会その他の団体（以下「主催者」といいます）と当方との利用関係および個人情報処理の委託条件を定めます。

本規約は共通の基本条件を定め、利用料金、支払い条件、契約期間、契約更新、解約条件および契約終了時のデータ取扱い等は、当方と主催者の個別契約で定めます。個別契約に別段の定めがある場合は、その事項について個別契約を優先します。ただし、法令上免除・制限できない責任、安全管理・委託先監督その他の個人情報保護上の義務に反する変更や、当方による申込者情報の独自の営業・広告・マーケティング利用を認めるものではありません。

第2条 サービス内容

本サービスは、イベント告知、申込受付、抽選・選考、結果通知、補欠・繰り上げ管理、追加募集、支払い案内・状況管理、参加証・QR受付、名簿・履歴管理およびメール連絡等を支援します。抽選や事前支払い等の利用はイベント設定によります。

第3条 利用条件・管理者アカウント

主催者は、団体として本サービスを利用する権限を持つ担当者を指定し、正確な団体情報と連絡先を届け出ます。管理者アカウントの認証情報・権限を適切に管理し、担当変更時には速やかに権限の見直しを行います。

主催者は、利用料金、支払い条件、契約期間、更新および解約等について、個別契約で定める条件に従います。

第4条 主催者の責任

主催者は、イベントの企画、開催・中止、参加資格、定員、抽選・選考条件、参加確定条件、各種期限、キャンセル・返金条件、安全管理および当日の運営を決定し、申込者へ適切に提示します。

入力・公開した設定や案内の正確性を確認し、申込者からのイベントに関する問い合わせ・苦情に対応します。主催者は、本サービスが設定に従い処理することを踏まえ、受付開始前に設定内容を確認します。

第5条 イベント運営・参加費の責任分界

当方はイベントを主催せず、主催者の設定に基づくシステム処理を支援します。イベント自体の開催、運営、参加条件に関する責任は主催者が負います。

GolEventはイベント参加費等の金銭の授受を行いません。参加費の請求、受領、入金確認および返金は主催者が行い、当方は支払い方法・期限の案内と支払い状況の管理を支援します。当方は決済代行、集金または返金処理を行いません。

第6条 個人情報の管理主体

すべてのイベントの申込者・参加者・団体会員に関する個人情報の管理主体は主催者です。主催者は利用目的、取得項目、利用方法、保存期間、削除等を決定し、その適法性について責任を負います。

当方がサービス運営のため直接取得するお問い合わせ情報、契約担当者情報、管理者アカウント情報および運用・セキュリティ目的の情報は、当方が取得目的に応じて管理し、主催者から委託された情報と区別してプライバシーポリシーに従い取り扱います。

第7条 個人情報処理の委託

主催者は、利用契約の期間中、本サービスの提供に必要な申込受付、本人確認、選考、通知、名簿・履歴管理、出力および付随する保存・更新・削除等の処理を当方へ委託します。対象は申込者・参加者・団体会員のプロフィール、申込・参加・支払い状況、連絡内容等、プライバシーポリシーに示す情報です。

当方は、主催者の設定その他記録可能な指示および契約の範囲内でのみ処理します。指示が法令に反するおそれがある場合は主催者へ確認し、必要な範囲で処理を保留します。法令に基づく処理が必要な場合は法令に従い、禁止される場合を除き主催者へ通知します。

当方は申込者情報を独自の営業、広告配信、マーケティングに利用せず、委託目的を超える利用や無断提供を行いません。取扱担当者に守秘義務を課し、委託終了後も秘密を保持します。

第8条 再委託・取扱状況の確認

当方は、プライバシーポリシーに示すFirebase・Google Cloud、Resend等へ、必要な範囲で処理を再委託します。再委託先に必要な安全管理・秘密保持等を求め、取扱状況を確認して適切に監督します。再委託によって当方の責任が免除されるものではありません。

当方は、主催者による委託先監督に必要な情報を提供し、合理的な範囲の報告・確認・改善要請に協力します。再委託先や処理範囲の重要な変更については事前に主催者へ知らせ、法令・個別契約上必要な手続きを行います。

外国への提供に関しては、契約主体、処理国、適用する法的根拠等を確認し、役割に応じた情報提供・同意取得・継続的措置等を行います。主催者と当方は、各自に適用される法令上の義務を履行するために必要な情報提供に協力します。国内リージョンへの主要業務データの保存と、Firebase AuthenticationやResend等による国外処理の取扱いは、プライバシーポリシー第8項に定めます。

第9条 個人情報の適法な取得・利用

主催者は、利用目的を具体的に特定し、本人に対する通知・公表・明示、必要な同意取得、第三者提供等に関する手続きを適法に行います。会員名簿の継続管理、過去情報の翌年以降の申込への再利用、参加者への連絡についても、その目的と範囲を適切に示します。

GolEvent共通のプライバシーポリシーへのリンクだけで、主催者固有の説明義務等をすべて満たすとは限りません。主催者は、必要な情報だけを取得し、特別な配慮が必要な情報を扱う場合には、その適法性と取扱方法を事前に確認します。

主催者が作成する連絡メールの本文・添付資料には、イベント運営上必要な最小限の個人情報を記載し、国外での処理を含む配信の取扱いを踏まえて、記載・添付する情報の必要性と適法性を確認します。

第10条 情報セキュリティ・事故対応

当方は、アクセス制御、認証、通信の保護、ログ確認、従事者・再委託先の監督等、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。主催者は、権限設定、利用端末、出力した名簿・添付資料等を安全に管理します。

当事者は、漏えい等またはそのおそれを把握したとき、相手方へ速やかに通知し、影響範囲の調査、被害拡大防止、復旧および再発防止に協力します。法令に基づく当局報告・本人通知の担当を確認し、各自に課される義務を履行します。

第11条 申込者からの請求・問い合わせ

申込者情報の開示、訂正、削除、利用停止、退会等の請求は、原則として主催者が窓口となり、本人確認および法令に基づく判断を行います。当方が申込者情報に関する請求を受けた場合は、必要に応じて主催者と連携します。

当方は、主催者の適法な指示に基づく調査・データ処理に協力します。管理画面だけでは対応できない場合も含め、対象データ、手段、担当および期限を確認して対応します。

主催者は、イベント申込フォームや通知メールに申込者が利用できる問い合わせ先を表示し、申込条件、参加資格、抽選・当選結果、参加費・返金、キャンセル、会員情報および開催状況等の問い合わせに対応します。

GolEventのサービスおよび個人情報の取扱いに関する相談・苦情は、当方の窓口（support@golevent.jp）で受け付けます。屋号はAIdeaWorks Lab（アイデアワークス ラボ）、個人情報取扱事業者はAtsunori Iwamotoです。事業者の住所は、同窓口へのお求めに応じて遅滞なく提供します。開示等の手続きはプライバシーポリシー第10項に定めます。

第12条 サービスの停止・障害

当方は、保守、障害、セキュリティ上の緊急対応、災害その他やむを得ない事情により、本サービスを停止する場合があります。予定された重要な変更・停止は事前に、緊急時は可能な範囲で速やかに主催者へ案内します。

当方は障害の調査・復旧に努め、主催者と連携して影響を確認します。イベント日程や受付期限への対応は主催者が判断します。稼働率、復旧時間等の保証は、個別契約に定めがある場合はその定めによります。本条またはバックアップの取得のみをもって、すべてのデータの完全な復旧を保証するものではありません。

第13条 保存・契約終了時のデータ

会員情報およびイベント申込・参加履歴の保存期間は、利用目的と必要性を踏まえた主催者の適法な管理方針に従い、イベント終了後の一律削除は行いません。当方は、法令・契約および主催者の適法な指示に従って処理します。

支払い・参加証Token、追加募集Tokenおよび当選辞退Tokenには、イベント開催日から30日後を保存期限とするFirestore TTLの自動削除設定を適用します。削除は非同期であり、期限到来と同時の物理削除は保証しません。利用期限は保存期限と別に管理し、利用期限を過ぎたTokenは物理削除前でも利用できません。Tokenの削除は、会員情報や申込・参加履歴の自動削除を意味しません。

管理者認証情報、操作履歴、監査ログ、メール配信履歴等は、その情報の性質、委託内容および利用目的に応じ、システム運用、セキュリティ確保、法令対応等に必要な期間保持する場合があります。これらにイベント開催日から30日後という一律の削除期限は適用しません。

契約終了時のデータの返還・削除の対象、形式、方法、時期および確認方法は個別契約に従い、実際の削除機能・作業手順および法令上の保存義務等を踏まえて処理します。対象には会員情報、過去申込、プロフィール履歴、メール本文・配信記録、添付資料、出力データ等を含めて確認します。契約終了と同時にすべてのデータが自動削除されるものではなく、すべての情報を画面上から出力できることを保証するものでもありません。

当方は障害復旧・データ保全のためFirebaseのバックアップ機能を利用します。通常の保存領域から削除された情報もバックアップには一定期間残存する場合があり、所定の保持期間の経過に伴って削除されます。バックアップは障害復旧等の目的に限定して管理し、復旧した場合は必要に応じて削除済みデータの再削除等を実施します。復旧時の自動再削除を保証するものではありません。

法令上保存が必要な情報は、その根拠・目的に必要な範囲で保持します。バックアップ・ログ等に残存する委託情報も引き続き保護し、営業等へ転用しません。

第14条 禁止事項

主催者は、違法なイベントの運営、権限のない個人情報の登録、利用目的を超える不正利用、迷惑メール配信、なりすまし、不正アクセス、他団体情報の不正閲覧、認証情報の不適切な共有、システム妨害その他法令・公序良俗に反する行為を行ってはなりません。

違反や重大な安全上の危険がある場合、当方は必要な範囲で利用を制限し、可能な場合は理由を通知して是正を求めます。契約解除の具体的条件は、法令および個別契約に従います。

第15条 責任の範囲

主催者は、自ら決定・実施するイベント運営、参加費の取扱い、個人情報の取得・独自利用について責任を負います。当方は、自らのシステム提供、委託された処理および安全管理に関し、帰責事由に応じて法令・契約上の責任を負います。

主催者の責任を定めたことや再委託先を利用したことにより、当方自身の法令上・契約上の責任が免除されるものではありません。故意・重過失による責任および法令上免除・制限できない責任は制限しません。本規約によって損害賠償の上限額を設定するものではありません。

第16条 規約の変更

当方は、主催者の一般の利益に適合する場合、または契約の目的に反せず、変更の必要性・内容の相当性その他の事情に照らして合理的な場合に、民法の定型約款に関する規定に従い本規約を変更できます。変更内容、効力発生日および変更する旨を、効力発生日までに本サイトその他適切な方法で周知します。法令上同意が必要な変更は、必要な同意を取得して行います。掲載のみを理由として、すべての変更が直ちに効力を生じるものではありません。

第17条 準拠法・管轄

本規約には日本法を適用します。紛争が生じた場合は誠実に協議し、解決しない場合の裁判管轄は日本の法令に従います。