GolEvent プライバシーポリシー

1. 基本方針

AIdeaWorks Lab（以下「当方」といいます）は、GolEventの提供に当たり、個人情報の保護に関する法律その他の適用法令に従って個人情報を取り扱います。本ポリシーは、申込者情報の処理委託と、当方自身が管理する管理者アカウント情報等を区別して説明します。

2. 個人情報の管理主体と委託関係

すべてのイベントについて、申込者・参加者および団体会員の個人情報の管理主体はイベント主催者です。利用目的、利用方法、保存期間および削除の判断は主催者が行い、当方はその指示と委託の範囲内で処理します。

主催者は、自らの利用目的、必要な本人への説明・通知・公表や同意取得、適法な取得・利用について責任を負います。本ポリシーだけで、主催者固有の法令上の義務がすべて満たされるものではありません。当方も、委託先としての安全管理および自らの処理について責任を負います。

3. 取り扱う申込者情報

イベントの申込項目や主催者の登録内容に応じ、氏名、ふりがな、メールアドレス、生年月日、性別、郵便番号、住所・番地・建物名、自宅・携帯電話番号、勤務先、ハンディキャップ、会員番号・会員資格等を取り扱います。

申込番号、申込内容、抽選結果、補欠順位、参加確定・辞退・キャンセル、支払い状況、参加証・受付状況、過去の申込・参加履歴、プロフィールの更新履歴、問い合わせ内容およびメール送信・配信結果等も取り扱います。主催者が連絡メールに添付する資料に個人情報が含まれる場合は、その資料も処理対象となります。

本サービスは参加費の決済を行わず、参加費を決済するためのクレジットカード番号の入力を求めません。

4. 委託された処理の目的

当方は、主催者が定めた利用目的の範囲で、申込受付、本人確認、抽選・選考、結果通知、繰り上げ、追加募集、支払い案内・状況管理、参加証発行、当日受付、名簿・履歴管理、情報訂正、参加者への連絡およびこれらに必要なシステム運用を行います。

同一主催者の同一管理グループに保存されたプロフィールは、本人確認を伴う過去情報の呼び出し等を通じて、次回以降の申込に利用される場合があります。主催者は、その利用目的と範囲を本人に適切に説明します。

当方は申込者情報を独自の営業活動、広告配信、マーケティングまたは他の関連サービスの販促に利用しません。GolRenとの関連表示は、個人情報の共同利用を意味しません。

5. 主催者による管理と利用

主催者は、権限を付与した担当者による閲覧・更新、名簿の出力、参加者への連絡等を行います。主催者が出力・ダウンロードした名簿や資料の保管・利用も主催者の責任で管理します。

当方は、主催者の独自利用を決定しません。ただし、当方自身の安全管理義務や、当方に帰責事由がある場合の責任が免除されるものではありません。

6. 保存期間・削除

申込者情報をイベント終了後に一律の期限で削除する運用ではありません。主催者が利用目的と必要性を踏まえて保存期間を決め、単発イベント終了後の削除や、会員名簿・翌年以降の申込・参加履歴の継続管理等を判断します。利用の必要がなくなった情報は、主催者が法令に従い消去等を検討します。

退会、申込キャンセル、アカウントの利用停止は、保存情報全体の即時削除を意味しません。削除等は主催者が判断し、当方は委託された範囲で対応します。会員情報のほか、過去申込、履歴、メール本文・配信記録および添付資料等も含め、対象範囲を確認します。

契約終了時の返還・削除の対象、方法、時期、バックアップ・ログに残る情報の取扱いは主催者と当方が確認します。バックアップの有無・保持期間や外部サービス上の記録の削除時期は、実際の設定・契約を踏まえて定める事項であり、本ポリシーは即時の完全消去や一律の保存期限を保証しません。

7. 当方が管理する情報

当方は、本サービスの管理者・担当者について、認証用の識別子、メールアドレス、表示名、所属団体、付与権限、アカウント状態、招待・操作記録等を、認証、アクセス管理、契約上の連絡、問い合わせ対応、不正利用防止およびサービスの保守のために管理します。

また、システム運用・セキュリティ対応のため、アクセス・処理日時、処理識別子、操作履歴、エラー、認証・不正利用判定等のログを取り扱います。これらに含まれる個人情報は必要な範囲で利用します。申込者情報を含むメール本文等が、運用記録であることだけを理由に当方の独自利用の対象となるものではありません。

当方が管理する情報は、上記目的に必要な期間および法令上必要な期間に限って保持し、不要となった場合に削除等を行います。具体的な保持期間と運用は公開前に確定する事項です。

8. 外部サービスへの処理委託

データ保存・処理、管理者認証、ファイル保管、配信および運用監視にGoogleのFirebase・Google Cloudを利用します。メール配信にはResendを利用し、宛先、メール本文、配信に必要な情報および必要に応じて添付資料を送信します。

不正利用対策にはFirebase App CheckおよびGoogle reCAPTCHA Enterpriseを利用します。これらは認証・判定に必要な情報を処理します。申込ページ等で用いる外部サービスと、本ポリシー等の静的文書ページの閲覧は区別されます。

当方は、委託先の選定、契約、取扱状況の確認等により必要かつ適切な監督を行います。委託に該当しない第三者提供は、本人同意その他の法令上の根拠がある場合に限ります。

外国にある事業者への委託・再委託等に該当する場合は、外国の制度等の把握および適用法令に基づく情報提供、同意取得または基準に適合する体制の確認・継続的な措置等を行います。委託先の契約主体、所在国、処理国、保存先および適用する提供根拠の詳細は、公開前に確認・確定する事項です。

9. 安全管理措置

当方は、組織・担当者ごとのアクセス権限管理、管理者認証、通信の保護、不正アクセス対策、処理記録による確認その他必要かつ適切な安全管理措置を講じます。個人情報を取り扱う従事者および委託先に対し、必要な監督を行います。

漏えい等が発生し、またはそのおそれを把握した場合は、影響の調査、拡大防止、主催者との連携および再発防止を行い、法令に基づく報告・本人通知等に対応します。役割に応じた対応は行いますが、当方自身に課される法令上の義務を主催者へ転嫁しません。

10. 開示・訂正・削除等

申込者情報の開示、訂正、削除、利用停止、退会その他の請求は、原則として当該イベントの主催者へお申し出ください。主催者が本人確認と法令に基づく判断を行い、当方は必要なデータ処理に協力します。

当方が独自に管理する管理者アカウント情報等については当方が対応します。法令上の請求権や当方に対する請求を、本ポリシーによって制限するものではありません。

11. 問い合わせ窓口

イベントへの参加、参加費・返金、団体の退会および申込者情報の取扱いについては、イベント案内・主催者からのメールに表示された主催者の窓口へお問い合わせください。

サービス提供者：AIdeaWorks Lab。GolEventに関する当方の正式な問い合わせ窓口、個人情報取扱事業者の正式名称・住所・代表者等の必要表示は、公開前に確定・掲載します。本ドラフトでは未確認の連絡先を記載していません。

12. ポリシーの変更

当方は、法令やサービス内容、情報の取扱いの変更に応じて本ポリシーを見直します。変更内容と適用開始日を本サイトその他適切な方法で案内し、本人への通知や同意取得が必要な場合は法令に従って実施します。主催者固有の利用目的の変更は、主催者が別途必要な対応を行います。