GolEvent 主催者向け利用規約

第1条 適用範囲

本規約は、AIdeaWorks Lab（以下「当方」といいます）が提供するGolEvent（以下「本サービス」といいます）を利用するゴルフ連盟、ゴルフ協会その他の団体（以下「主催者」といいます）と当方との利用関係および個人情報処理の委託条件を定めます。

当方と主催者が別途合意する個別契約がある場合は、その適用範囲について個別契約を優先します。ただし、適用法令に反する取扱いや当方の申込者情報の独自営業利用を認めるものではありません。

第2条 サービス内容

本サービスは、イベント告知、申込受付、抽選・選考、結果通知、補欠・繰り上げ管理、追加募集、支払い案内・状況管理、参加証・QR受付、名簿・履歴管理およびメール連絡等を支援します。抽選や事前支払い等の利用はイベント設定によります。

第3条 利用条件・管理者アカウント

主催者は、団体として本サービスを利用する権限を持つ担当者を指定し、正確な団体情報と連絡先を届け出ます。管理者アカウントの認証情報・権限を適切に管理し、担当変更時には速やかに権限の見直しを行います。

サービス料金、契約期間、更新、解約方法・予告期間その他の契約条件は、本ドラフトでは未確定です。正式な利用開始前に当方と主催者が別途確認・合意する事項であり、無償利用、期間または解約条件を本規約から推定するものではありません。

第4条 主催者の責任

主催者は、イベントの企画、開催・中止、参加資格、定員、抽選・選考条件、参加確定条件、各種期限、キャンセル・返金条件、安全管理および当日の運営を決定し、申込者へ適切に提示します。

入力・公開した設定や案内の正確性を確認し、申込者からのイベントに関する問い合わせ・苦情に対応します。主催者は、本サービスが設定に従い処理することを踏まえ、受付開始前に設定内容を確認します。

第5条 イベント運営・参加費の責任分界

当方はイベントを主催せず、主催者の設定に基づくシステム処理を支援します。イベント自体の開催、運営、参加条件に関する責任は主催者が負います。

GolEventは金銭の授受を行いません。参加費の請求、受領、入金確認および返金は主催者が行い、当方は支払い方法・期限の案内と支払い状況の管理を支援します。当方は決済代行、集金または返金処理を行いません。

第6条 個人情報の管理主体

すべてのイベントの申込者・参加者・団体会員に関する個人情報の管理主体は主催者です。主催者は利用目的、取得項目、利用方法、保存期間、削除等を決定し、その適法性について責任を負います。

当方が管理する管理者アカウント情報および当方の運用・セキュリティ目的の情報は、プライバシーポリシーに従って区別して取り扱います。

第7条 個人情報処理の委託

主催者は、利用契約の期間中、本サービスの提供に必要な申込受付、本人確認、選考、通知、名簿・履歴管理、出力および付随する保存・更新・削除等の処理を当方へ委託します。対象は申込者・参加者・団体会員のプロフィール、申込・参加・支払い状況、連絡内容等、プライバシーポリシーに示す情報です。

当方は、主催者の設定その他記録可能な指示および契約の範囲内でのみ処理します。指示が法令に反するおそれがある場合は主催者へ確認し、必要な範囲で処理を保留します。法令に基づく処理が必要な場合は法令に従い、禁止される場合を除き主催者へ通知します。

当方は申込者情報を独自の営業、広告配信、マーケティングに利用せず、委託目的を超える利用や無断提供を行いません。取扱担当者に守秘義務を課し、委託終了後も秘密を保持します。

第8条 再委託・取扱状況の確認

当方は、プライバシーポリシーに示すFirebase・Google Cloud、Resend等へ、必要な範囲で処理を再委託します。再委託先に必要な安全管理・秘密保持等を求め、取扱状況を確認して適切に監督します。再委託によって当方の責任が免除されるものではありません。

当方は、主催者による委託先監督に必要な情報を提供し、合理的な範囲の報告・確認・改善要請に協力します。再委託先や処理範囲の重要な変更については事前に主催者へ知らせ、法令・個別契約上必要な手続きを行います。

外国への提供に関しては、契約主体、処理国、適用する法的根拠等を確認し、役割に応じた情報提供・同意取得・継続的措置等を行います。詳細な再委託条件は正式利用前に確認するものとします。

第9条 個人情報の適法な取得・利用

主催者は、利用目的を具体的に特定し、本人に対する通知・公表・明示、必要な同意取得、第三者提供等に関する手続きを適法に行います。会員名簿の継続管理、過去情報の翌年以降の申込への再利用、参加者への連絡についても、その目的と範囲を適切に示します。

GolEvent共通のプライバシーポリシーへのリンクだけで、主催者固有の説明義務等をすべて満たすとは限りません。主催者は、必要な情報だけを取得し、特別な配慮が必要な情報を扱う場合には、その適法性と取扱方法を事前に確認します。

第10条 情報セキュリティ・事故対応

当方は、アクセス制御、認証、通信の保護、ログ確認、従事者・再委託先の監督等、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。主催者は、権限設定、利用端末、出力した名簿・添付資料等を安全に管理します。

当事者は、漏えい等またはそのおそれを把握したとき、相手方へ速やかに通知し、影響範囲の調査、被害拡大防止、復旧および再発防止に協力します。法令に基づく当局報告・本人通知の担当を確認し、各自に課される義務を履行します。

第11条 申込者からの請求・問い合わせ

申込者情報の開示、訂正、削除、利用停止、退会等の請求は、原則として主催者が窓口となり、本人確認および法令に基づく判断を行います。当方が申込者情報に関する請求を受けた場合は、必要に応じて主催者と連携します。

当方は、主催者の適法な指示に基づく調査・データ処理に協力します。管理画面だけでは対応できない場合も含め、対象データ、手段、担当および期限を確認して対応します。

第12条 サービスの停止・障害

当方は、保守、障害、セキュリティ上の緊急対応、災害その他やむを得ない事情により、本サービスを停止する場合があります。予定された重要な変更・停止は事前に、緊急時は可能な範囲で速やかに主催者へ案内します。

当方は障害の調査・復旧に努め、主催者と連携して影響を確認します。イベント日程や受付期限への対応は主催者が判断します。本ドラフトは未合意の稼働率、復旧時間またはバックアップ保証を設けるものではありません。

第13条 保存・契約終了時のデータ

イベント終了後に申込者情報を一律削除する運用ではありません。主催者は保存の必要性を見直し、保存期間と削除方針を適法に定め、当方は指示された範囲で処理します。

契約終了に際し、当方と主催者は、会員情報、過去申込、プロフィール履歴、メール本文・配信記録、添付資料、出力データ等の返還・削除の対象、形式、方法、実施時期および確認方法を、終了前に書面または電磁的方法で合意します。終了時の自動一括削除や、すべての情報を画面上から出力できることを保証するものではありません。

法令上保存が必要な情報は、その根拠・目的に必要な範囲で保持します。バックアップ・ログ等に残る情報についても、実際の設定に基づいて残存範囲、消去時期、アクセス制限を確認します。残存する委託情報は引き続き保護し、営業等へ転用しません。具体的な返還・削除・残存情報の処理手順は正式利用前に確定する事項です。

第14条 禁止事項

主催者は、違法なイベントの運営、権限のない個人情報の登録、利用目的を超える不正利用、迷惑メール配信、なりすまし、不正アクセス、他団体情報の不正閲覧、認証情報の不適切な共有、システム妨害その他法令・公序良俗に反する行為を行ってはなりません。

違反や重大な安全上の危険がある場合、当方は必要な範囲で利用を制限し、可能な場合は理由を通知して是正を求めます。契約解除の具体的条件は、正式利用前に定める個別契約等によります。

第15条 責任の範囲

主催者は、自ら決定・実施するイベント運営、参加費の取扱い、個人情報の取得・独自利用について責任を負います。当方は、自らのシステム提供、委託された処理および安全管理に関し、帰責事由に応じて法令・契約上の責任を負います。

主催者の責任を定めたことや再委託先を利用したことにより、当方自身の法令上・契約上の責任が免除されるものではありません。故意・重過失による責任を制限せず、未合意の損害賠償上限額も本ドラフトでは設定しません。

第16条 規約の変更

当方は、主催者の一般の利益に適合する場合、または契約の目的に反せず、変更の必要性・内容の相当性その他の事情に照らして合理的な場合に、民法の定型約款に関する規定に従い本規約を変更できます。変更内容、効力発生日および変更する旨を、効力発生日までに本サイトその他適切な方法で周知します。法令上同意が必要な変更は、必要な同意を取得して行います。掲載のみを理由として、すべての変更が直ちに効力を生じるものではありません。

第17条 準拠法・管轄

本規約には日本法を適用します。紛争が生じた場合は誠実に協議し、解決しない場合の裁判管轄は日本の法令に従います。